你有做活動的起心動念嗎？你在制定活動的過程中，是否有遭遇到一些挫折？你會不會想說，為什麼我寫出的企劃明明很有畫面感，但是被客戶或主管回饋不太滿意，被批評說企劃內容太風花雪月了，不接地氣？我濃縮過往一年的大型政府標案-活動經驗，透過以下六個步驟，手把手帶你從企劃、提案、執行等面向，帶你逐步打造屬於你的第一個活動！
步驟（一）制定企劃架構
很多人可能會想說，既然要做活動，那不簡單？直接開始做下去，做中學比較快！其實，做活動不是一頭熱那麼簡單，所有面向都會需要縝密的細緻規劃。那在企劃活動初期，會需要從哪裡開始呢？當你還在初期階段，首要之務是釐清整體的企劃架構。具體來說，應該包含以下的幾個大面向：
- 活動緣起：為什麼要辦這場活動，是辦理活動的主要原因
- 活動目標：基於緣起，制定出具體在活動中，必須達成的質化、量化目標。如毫無頭緒，建議可參考廣為運用的 SMART 原則，制定目標
- 策畫論述：活動的主要論述，為整個企畫的核心。活動中發生的每件事，都應圍繞在這個中心論述
- 目標受眾：希望吸引哪個（些）族群，參與活動？該族群是否有任何生活上的偏好？
- 活動地點：哪個地點可以合乎整體活動的調性？
- 行銷宣傳：因應客戶需求，或依據目標受眾的媒體消費習慣，部屬媒體安排
- 現場活動規劃：活動期間，線下地點或者哪個線上網站、社群會有網頁可以互動
- 現場設備：為了支持活動，現場音響設備、燈光等，如何能營造符合活動調性的現場氛圍？
- 活動預算：整體案子的費用還是要在指定預算內，才能算是成功的活動
步驟（二）活動發想／提案
在活動發想 / 提案階段，唯一需要堅守理性的部分，是步驟（一）所制定出的企劃架構，尤其是已知、確定的方向（如果你是活動代理商，建議拿客戶之前的活動做為參考，比較好拿捏客戶的風格喜好、可接受的尺度、內容調性及現場氛圍），其餘請先保留空間給創意跟感性。那在活動發想及提案的階段，有沒有do and don’t 呢？
Do 建議可做
- 在重視覺化呈現的社群平台，做關鍵字搜尋 (Pinterest、Instagram)
- 增加同性質活動的靈感來源
- 建議用英文搜尋，通常搜尋結果會來得更多
- 搜尋過往三年，其他類似的節慶或活動的具體企劃內容及資料
- 有點像是行銷中的競品研究
- 如果看到大家都有做什麼，或大家都沒做什麼，就可以作為參考，審視自己的活動比較接近哪一個已發生的活動，或如何跟它做出差異化
- 建議使用大谷翔平愛用的曼陀羅九宮格
- 這個方法幫助他養成投打的二刀流，也能幫助你在文創、活動業，找到你深度的創意
- 九宮格的使用方式有超級多種，舉其中三個例子
- (1) 從中央往四周輻射發展型：外圍的八個關鍵字不一定要互相有關係，只要跟中央關鍵字有相關就好
- (2) 依循步驟的圍繞型：可作為發想腳本的工具，比較好跳脫 word 文件由上而下書寫的單向思考
- (3) 深度挖掘型：一個主要九宮格做完，再把周圍八格關鍵字拉出去，分別做第二層的九宮格
Don’t 建議不要做
- 不要用封閉式、批判性的視野，武斷地斷定自己或夥伴創意的好壞
- 請相信創意是可以堆疊的！爆款超讚的點子，通常都在經歷很荒謬的中間討論過程後產生
- 不要輕易說不，建議使用正向思維
- 舉例：如果你說的 A，加上他說的 B，會不會更好的加成結果？或者是否我的 A 考量一下 B 的某幾個元素做微調，會不會活動細節就變得非常合理，合乎主要的活動脈絡？
步驟（三）活動籌備
這個階段就是考驗真功夫的時候拉！即便前面兩個階段在企劃書中，字裡行間中，把整個活動規格拉得多高，但在活動產業是講究執行力的，如果光說不練，列了一堆厲害的表演團隊，但活動現場一個也邀不到，就真的糗到家，客戶或主管應該也會笑不出來。活動籌備我以舉辦市集為例，時間上分兩個階段。方便活動新手的你，可以快速上手。
- 提案期間：
- 依據步驟（二）的活動發想 / 提案，設定合乎脈絡的，市集的大主題，再從該大主題出發，往下深入，設定出合適的 3-4 個次要主題
- 進行實體拜訪、瘋狂打電話、Email書信往來，尋找潛在攤商，共同合作
- 與各攤商簽訂合作意向書，確保攤商活動時的出席意願
- 提案確認後，活動日之前：
- 對攤商
- 舉辦招商說明會，為大家解惑
- 個別簽訂合約，明定保證金、租金、現場配給的設備、權利義務等
- 對器材商
- 確保所有現場需求的設備，都有包含在報價單中
- 例如：三米帳、吊燈、延長線、桌椅等
- 確保所有現場需求的設備，都有包含在報價單中
- 對水電
- 平配圖+現場確認，電箱在哪，可以從哪裡牽電，可以用的電力有多少（避免前期溝通不良，到時活動現場跳電就大家一起完蛋！）。如果沒有電箱可用，可能要考量是否需叫發電機，或是否可以可以獲得合法許可，跟鄰近的店家詢問，牽電過來。
- 平配圖+現場確認，如果是需要用水，最近的水點在哪，水路可以怎麼走。如果沒有水點，那是否鄰近有廁所可以牽水，不行的話，也需找出可行的配套方式。
- 對攤商
步驟（四）建立活動品牌／行銷
現代人那麼多社群平台，消費各式各樣的媒體，要怎麼在這個茫茫人海中，讓目標受眾願意停下來，看你的宣傳素材一兩眼，進而產生起心動念，想來參加你的活動？依據不同的目標受眾，可以透過觀察及數據分析等，找尋出最有效的活動傳播方式，以下幾個方法，供參考：
- 刻意參與主題鮮明的活動，實地觀察活動的出席狀況及該活動的主要客群
- 觀察要點：年齡、衣著、配件、談吐、活動議題及互動等
- 參考網路上的行銷研究
- 包含不同年齡層的生活型態、消費習慣、媒體使用狀況等各面向，有何異同
- 可參考過往三年的資料，作為制定活動傳播策略的基礎
- 依循研究結果，並依照受眾的生活型態，部屬最有效的傳播策略
- 線下宣傳：活動前記者會、酷卡、報章雜誌 / 紙本刊物、軟布條、大型看板、捷運燈箱 / 車廂內輸出、打卡點裝置等
- 線上宣傳：活動官網、社群、KOL影音合作、聯盟行銷等
步驟（五）活動彩排
活動彩排有哪些要點需要特別注意？大略上區分，主要有主持人、表演團隊、長官來賓、技術彩排等四個大項目。
主持人：活動人會需要提前將撰寫好的稿子提供給主持人，稿子裏頭應該有流程、與來賓或與表演團隊互動的訪大綱，主持人須熟悉每個環節的關鍵字及cue點，才能當面臨台上任何臨時發生的突發狀況，可處變不驚。主持人在必要時，會需要拿出撐場的功力，因此活動人可以貼心地為主持人多準備一些應急時的段落，避免現場氣氛冷掉。
表演團隊：活動人需估計團隊妝髮的時間，如果表演團隊有樂器，須依據演出時間倒著彩排，由晚到早，這麼一來，當彩排完成時，現場的樂器器材就不用再動。如果是歌唱或舞蹈團隊，背景音樂的進歌點跟麥克風的聲音狀況都至關重要，務必在彩排時，跟技術人員對好音檔素材名稱，並確實都跑過一輪，避免在表演當下，發生任何尷尬的時刻，這也會影響民眾參與的感受。
長官來賓：通常他們會非常鄰近活動開始前，抵達活動會場，因此會需要抓緊時間，對一下長官來賓的站點定位，溝通好是否會有手舉牌、需比出特定的手勢等。有時候他們會因為上一個行程有些延誤，會影響到彩排的時間點以及參與彩排的完整性，這時就很仰賴活動人的智慧，該如何在非常有限的時間中，把重要 cue 點都帶到，避免活動流程有任何延遲或卡鈍。
技術彩排：以上三者都跟技術彩排有關，技術彩排可謂活動成功與否的重要基石。音響、收音、燈光，缺一不可。在燈光上，會因應每首表演曲子的主題、調性、氛圍不同，設計可以加強該曲中情境的燈光。另外，活動人是否事前有跟技術人員做好備案溝通，一旦發生突發狀況時，技術人員當下是否可以提供即時的變通解方，這也會大大影響到參加者的整體感受。
步驟（六）活動現場執行 & 紀錄
重頭戲來啦！活動現場執行可能是每個活動人最印象深刻的時刻。雖然可能八成的執案時間都會有點厭世（畢竟可能壓力偏大，吃不飽，睡不好），但總會有那兩成的高光時刻，無論是在音樂節或頒獎典禮的現場，覺得我的一切努力都值得！這樣的成就感想必是很多活動人心中的共同感受。
- 執行：
- 紀律：基本的大原則是，盡可能跟著執行版本的細流走，確保夥伴對於每個環節都足夠熟悉，在必要或人力稀缺時，可以互相幫助
- 細心：凡是經過某一塊的活動現場，活動人應該能快速掃描那個區域，檢視是否有任何東西沒有到位，例如，服務台的布簾掉落等，會需要立即補救，恢復到位，確保活動良好的形象及體驗
- 彈性：活動當下一定會遇到一些很難預料的事，譬如說，民眾突然昏倒、裝飾物掉落等，活動人會需要保持冷靜的心，及開放的心胸，靈活地尋找解答，才能用最有效率的方式，面對當下的挑戰
- 紀錄：
- 過程中，只要有花到經費的項目，都會需要拍照留存，方便最後請款、結案。
成功的活動企劃，並非僅憑靈光一閃的創意，而是從扎實的架構制定、細緻的提案發想，到嚴謹的籌備與執行，每一步都環環相扣。透過這 6 大步驟，你能夠將活動構想落地，確保從前期規劃、行銷推廣、彩排檢查到現場執行，都能夠精準掌握，提升活動的專業度與影響力。在實踐的過程中，請保持彈性應變的能力，同時不忘以受眾體驗為核心，持續優化細節。無論是政府標案、大型商業活動，還是品牌行銷活動，只要掌握這套方法，你都能打造令人印象深刻的活動，真正達到預期的目標！
希望上述的內容對你的活動企劃有幫助！如果希望請我協助你的活動專案，請透過信箱[email protected] 與我聯繫，我將在收到需求的 1-2 個工作天，盡快回覆你。
